Regulamin SEP

Regulamin Kwalifikacji na Praktyki IPSF w ramach Student Exchange Programme (SEP)

I. Postanowienia ogólne:
1. Kwalifikacji do uczestnictwa w programie praktyk IPSF mogą być poddani wyłącznie studenci farmacji, będący członkami Młodej Farmacji przez co najmniej 3 miesiące, którzy w chwili ubiegania się o wyjazd pobierają naukę na trzecim, czwartym lub piątym roku studiów. W przypadku gdy do programu praktyk IPSF aplikuje student nie będący członkiem Młodej Farmacji, w pierwszej kolejności rozpatrywane są aplikacje członków Młodej Farmacji do wypełnienia limitu miejsc, a następnie za zgodą i wiedzą SEO, aplikacje studentów nie będących członkami Młodej Farmacji.
2. W czasie trwania studiów student ma prawo do dwukrotnego wyjazdu na praktykę w ramach SEP.
3. Rekrutacja do Student Exchange Programme odbywa się raz w ciągu roku akademickiego.
4. Student może aplikować jedynie poprzez sekcję Młodej Farmacji współpracującą z jego macierzystym wydziałem.
5. W okresie przeprowadzania rekrutacji w Polsce do momentu uzyskania statusu „reserved” tylko Koordynator ds. Praktyk IPSF, zwany dalej SEO, ma prawo kontaktować się z SEO z innych krajów w sprawach związanych z procesem kwalifikacyjnym.
W okresie przeprowadzania rekrutacji, kontakt studentów aplikujących z SEO innych krajów skutkuje wykluczeniem z programu SEP w danym roku w drodze decyzji Zarządu Zespołu Sekcji Młodej Farmacji.

II. Komisja Kwalifikacyjna:
1. Kwalifikację na praktyki IPSF przeprowadza Komisja Kwalifikacyjna w składzie:
- Lokalny Koordynator ds. Praktyk IPSF (LEO) – Przewodniczący Komisji
- dwóch członków właściwej sekcji Młodej Farmacji, nie aplikujących w danym roku akademickim na SEP, wybranych zwykłą większością głosów podczas Walnego Zgromadzenia Członków sekcji przed rozpoczęciem procesu kwalifikacji – członkowie Komisji.
2. SEO nie może brać udziału w pracach Komisji Kwalifikacyjnej.

III. Kryteria kwalifikacji:
1. Warunkiem rozpoczęcia procesu kwalifikacji jest złożenie przez Kandydata na praktykę:
- wypełnionego Kwestionariusza Kandydata
- dokumentów potwierdzających aktywności Kandydata wyszczególnione przez niego w Kwestionariuszu
- CV oraz listu motywacyjnego w języku angielskim.
Wszystkie powyższe dokumenty winny być przekazane Komisji Kwalifikacyjnej w terminie, o którym mowa w punkcie IV.4. Niedopełnienie tego obowiązku jest równoznaczne z odrzuceniem aplikacji Kandydata.
2. O zakwalifikowaniu na praktykę decyduje suma punktów uzyskanych w procesie kwalifikacyjnym. Na praktykę IPSF kwalifikowane są osoby, które uzyskały największą liczbę punktów spośród wszystkich Kandydatów. O możliwej maksymalnej liczbie osób zakwalifikowanych decyduje liczba miejsc przydzielona danemu miastu w roku kwalifikacji na podstawie odrębnych przepisów.
3. W przypadku uzyskania jednakowej liczby punktów przez dwóch lub więcej Kandydatów, o zakwalifikowaniu decydują tzw. kryteria pierwszeństwa. Kryteria rozpatrywane są w kolejności malejącej, aż do wyboru tego, które pozwala dokonać kwalifikacji.
Kryteriami pierwszeństwa są w następującej kolejności:
- pierwszorazowa aplikacja na praktyki IPSF (aplikacje nieskuteczne nie są brane pod uwagę)
- 5 roku studiów
- liczba punktów uzyskana za aktywną pracę na rzecz Młodej Farmacji.
- liczba punktów uzyskana za inną działalność uwzględnioną w „Systemie punktacji Student Exchange Programme”, stanowiącej załącznik do niniejszego Regulaminu
4. W przypadku studentów, którzy w toku kwalifikacji na praktyki IPSF w latach ubiegłych uzyskali status „placed” lub „reserved”, punkty za działalność określoną w punktach 4, 5 oraz 6 „Systemu punktacji Student Exchange Programme” przyznaje się jedynie za udokumentowaną działalność z okresu następującego po kwalifikacji, która zakończyła się uzyskaniem powyższych statusów.

IV. Harmonogram kwalifikacji:
1. Publiczne ogłoszenie przez LEO terminu spotkania informacyjnego na uczelni odnośnie programu SEP (w sposób elektroniczny i tradycyjny).
2. Spotkanie informacyjne prowadzone jest przez LEO i powinno się odbyć do końca października w bieżącym roku kwalifikacji.
3. Podczas spotkania informacyjnego LEO przekazuje studentom podstawowe informacje dotyczące programu SEP, w tym w szczególności na temat warunków kwalifikacji na praktyki oraz kosztów uczestnictwa w programie.
4. Składanie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kwalifikacji odbywa się w wyznaczonym przez LEO terminie, jednak nie później niż do 15 listopada w danym roku kwalifikacji.
5. Dokumenty można składać również drogą elektroniczną w postaci plików *.pdf lub *.doc oraz skanów/zdjęć na podany przez LEO adres e-mail, przy czym wszystkie dokumenty wymagające podpisu własnoręcznego powinny być podpisane, a następnie przetworzone na wersję elektroniczną.
6. Sporządzenie listy rankingowej studentów zakwalifikowanych na praktyki IPSF i podanie wyników rekrutacji do wiadomości ogólnej powinno się odbyć w ciągu 7 dni od daty zakończenia składania dokumentów.

VI. Postanowienia końcowe:
1. Za prawidłowy przebieg rekrutacji odpowiedzialny jest LEO, który niezwłocznie po zakończeniu procesu kwalifikacji składa pełen raport z jego przebiegu Przewodniczącemu właściwej sekcji Młodej Farmacji oraz SEO.
2. Każdemu studentowi przysługuje wgląd w dokumentację kwalifikacyjną dotyczącą jego własnej osoby.
3. Kandydatowi przysługuje prawo do odwołania od decyzji Komisji Kwalifikacyjnej w ciągu 7 dni od dnia ogłoszenia. Odwołania rozpatruje zarząd właściwy dla lokalnej sekcji Młodej Farmacji. Kandydat w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji ma prawo do odwołania od tej decyzji do SEO.
Student ma prawo odwołania się od decyzji SEO, zgłaszając podanie o rozpatrzenie sytuacji niejasnej do Zarządu Zespołu Sekcji Młodej Farmacji. Zarząd podejmuje decyzję ostateczną.
Każdorazowo termin odpowiedzi na odwołanie od decyzji wynosi 7 dni od daty jego wpłynięcia.
4. Regulamin Kwalifikacji Studentów na Praktyki IPSF obowiązujący na kolejny rok akademicki powinien być ogłoszony oraz udostępniony w miejscu publicznym, w szczególności na stronie internetowej lokalnej sekcji Młodej Farmacji i/lub na terenie macierzystego wydziału niezwłocznie po zakończeniu kwalifikacji w roku poprzedzającym.

VII. Informacje dodatkowe:
1. Po zakwalifikowaniu na praktykę IPSF student jest zobowiązany do:
- Prawidłowego wypełnienia Application Form na podanej przez LEO stronie internetowej do dnia 10 grudnia danego roku.
- Wpłaty FEE (opłaty manipulacyjnej) na podany przez LEO numer konta i przedstawienia LEO kopii dowodu wpłaty w wyznaczonym terminie.
- Pokrycia wszelkich kosztów związanych z odbywaniem praktyki, które nie zostały wymienione jako opłacone przez inne organizacje studentów farmacji (informacje w zakładce World Map na stronie sep.ipsf.org).
- Wykupienia ubezpieczenia zdrowotnego na czas praktyk lub wyrobienie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego w przypadku praktyk na terenie Unii Europejskiej i przedstawienia LEO kserokopii ubezpieczenia.
2. Nieprzestrzeganie wyznaczonych terminów skutkuje skreśleniem studenta z listy osób zakwalifikowanych na praktyki IPSF oraz zakwalifikowaniem kolejnej osoby z listy rezerwowej.
3. Student zakwalifikowany z listy rezerwowej zobowiązany jest do dopełnienia formalności wymienionych w punkcie VI.1. w ciągu 10 dni od dnia otrzymania informacji mailowej o zakwalifikowaniu na praktykę IPSF.
4. W trakcie odbywania praktyki oraz po jej zakończeniu student:
- Pozostaje w stałym kontakcie z LEO oraz SEO.
- Zobowiązuje się do zdania pisemnego sprawozdania z przebiegu praktyki w postaci Evaluation Form w języku angielskim w terminie określonym przez IPSF.
- Zobowiązuje się do zdania pisemnego sprawozdania do LEO z przebiegu praktyki załączając minimum 1 zdjęcie dokumentujące przebieg wymian.
5. Zakwalifikowanie studenta na praktykę IPSF i wysłanie wymaganych dokumentów jest propozycją złożoną kontrahentowi zagranicznemu i do niego należy decyzja o akceptacji studenta. Młoda Farmacja nie ponosi odpowiedzialności za brak tej akceptacji.
6. Kontrahent zagraniczny nie jest zobowiązany do wypełnienia próśb studentów zawartych w sekcji komentarzy Application Form.
7. Zwrot części (po uzyskaniu statusu approved) lub całości opłaty manipulacyjnej (posiadając nadal status not approved) możliwy jest tylko w przypadku nie otrzymania przez studenta zaproszenia na praktykę lub jego rezygnacji z programu przed definitywną zmianą statusu aplikacji w bazie IPSF. (Patrz załącznik 1).
8. W przypadkach nie ujętych niniejszym Regulaminem zastosowanie znajduje w Regulamin Młodej Farmacji oraz w IPSF Domestic Rules.